Notionで工数管理を革新！私たちの導入経緯と活用法

皆さんは日々の業務管理にどのようなツールを利用していますか？
Asana、Backlog、Chatwork、Slack、Trelloなど、世の中には様々なサービスで溢れているかと思います。

そんな中でも、本日は私が愛用してやまない「Notion」について 弊社への導入経緯とともにご紹介していこうと思います！

Notionとは？

Notionとは、ノート作成、ドキュメント管理、Wiki作成、プロジェクト管理、データベース管理など、多彩な機能を備えたクラウドサービスです。全世界で3000万人以上が利用しており、日本でも大手企業を中心に導入が進んでいます。

Notion公式サイト
https://www.notion.so/

Notionとの出会い

きっかけは、社内の工数管理がめんどくさい！というところからでした。

これまでプロズデザインではいろいろな方法で工数管理を行ってきました。

請求管理システム一体型の外部サービスを利用した工数管理、
スプレッドシートを使った工数管理、
Chatwork、Slack、Discordなどのチャットツールでの日報報告方式…etc

ところが、これだと以下懸念点が発生。

• 動作が重い
• 権限による制限で工数登録のフローが煩雑
• 入力場所or項目が複数あってめんどくさい
• 個人ベース、プロジェクトベースなど多角的な分析が難しい
• 報告する手間がある割りに、その後データがほぼ使われない（誰も見ない😥
• 入力がめんどくさい
• 予定工数と実工数のギャップが見えづらい
• 直近の未来予定が把握しづらい
• 入力がめんどくさい（２回目 …etc

これらを踏まえて、一番最初に個人的に利用していたAsanaを社の偉い人にプレゼンしたところ、UIが斬新すぎるなどの理由で却下。
なにか良いものないかなーと探していたところ、Notionに行き着きました！

Notionの魅力はシンプル＆自由

Notionの仕組みはいたってシンプル。
ページとデータベースで構成された入れ物があるだけ （始めたときは本当に何も入ってなくてまっさらです）。

決まった入力項目などもほぼ無いので、自分で好きなようにデータベースを作って、条件追加して情報を整理していきます。
利用者のやりたいことに合わせて情報を自由に設計、利用できることがNotionの強みだと思います。

自由度が高いために、最初は何から初めて良いのかさっぱりですが、ここは公式サイトやアンバサダーの方の情報発信がめちゃくちゃためになります。

プロズデザインでの活用事例

Notionではデータの持ち方やレイアウトを自由にカスタマイズできる特性を活かし、今回は閲覧＆管理できる内容を社の偉い人たち好みに合わせてカスタマイズし導入OKいただきました。

ちなみに弊社では各担当者ごとの工数を管理するために、 Notion上にプロジェクト用のデータベースと工数登録用のデータベースを用意しています。
それぞれをリレーションという機能で関連つけてプロジェクトベース、担当者ベース、請求ベースなどで情報を拾えるように情報設計＆管理できるような構成になっています。

これにより、

• 今週誰が何を行うのかorどの程度空いているのか
• 最終的にどれだけ時間を使ったのか
• プロジェクトに最終的にかかった工数はどの程度か
• プロジェクト内の人別の工数割合はどの程度か

などを即座に把握できるようになりました。

また、プロジェクトを管理しているデータベースには顧客情報や案件概要などを直接紐付けることもできるので業務に必要な情報をまるっとNotion上に集約できてしまいます！

他にも弊社では以下のような情報をNotion上で管理しています。

• メンバー情報
• ナレッジ
• お役立ちサイト集
• ブログネタ
• 社内FAQ
• 議事録
• 週の振り返り＆フィードバック
• ありがとうの掲示板

・・・などなど。

今ではなくてはならないツールとなっています。

Notionは機能改善スピードが著しい

弊社ではNotionを導入して早1年半ほど経ちました。

使い始めて感じたことは、他の管理サービスと見比べた時、Notionの改善頻度は凄まじく、弊社が導入した当初と見比べると、すでに20件以上の新機能やUIの改善が行われてきています。

ちなみにこれまで追加されたお気に入りの機能は「サイドピーク」と「アナリティクス機能」です。

サイドピークとは？

サイドピークとは、一覧から次に見たいページを選択した時、画面全体が切り替わらずに右側に分割して情報を表示できる機能です。
これにより、情報の一覧と詳細、一度に二つのページを確認することができます！
管理しているデータ全体を眺めながら、「そういえばこの詳細ってどうなってたっけ？」となったときにすぐに中身を確認できるだけでなく、「どこから紐づいているのか」「前後にあるデータは何なのか」等をすぐに把握できるUIとなっています！（便利！

アナリティクス機能とは？

Notionのページアナリティクスとは、各ページの人気度と閲覧数を追跡し、コンテンツのパフォーマンスに関する情報を提供してくれる機能となります。

社内のナレッジやポータルサイトを運営している時、下記のような課題はないでしょうか？

• どの情報がよく見られているのか（誰が見てるのか）知りたい
• ナレッジアップデートしたけれど、誰も見ていないんじゃないか
• 有用性がわからないから更新のモチベーションが上がらない

Googleドライブにも閲覧履歴機能はありますが、Notionのアナリティクスでは日毎に何回見られているか、直近誰が閲覧していたかなどパッと分かるようになっています（すごい！
これにより、よく見られているページは内容を充実させたり、死んでいるページは内容を改善したり、紛らわしいものは思い切って削除したりして、更新性の高い社内ナレッジ運営が可能となります。

上記以外にもお勧め機能がたくさんあるのですが、ここでは書ききれないのでまた次の機会にご紹介しようと思います。

さいごに

Notionは個人利用であれば無料で始められるので、どんなものか触ってみて良さそうであれば本導入という流れがオススメです。

Notionの料金プラン
https://www.notion.so/ja-jp/pricing

弊社に導入するときもまずは無料プランを自身が導入、他の人も少しずつ巻き込み、離れられないようにしてから上位プランへバージョンアップ＆社内導入を行いました。
公式サイトには事例やテンプレートもたくさん掲載されていますので、興味のある方は是非試しに登録してみてください。

プロズデザインではこれまで制作業務で培ったノウハウを元に業務改善のお手伝いも承っております。
ご要望に合わせてデータ設計やテンプレートの構築サポートも可能です。

もし、公式サイトを見てみたけどリレーションとかフォーミュラとか専門用語が多くて分かりづらい・・・
色々できるがゆえに何から始めていいかわからない・・・

このようなお悩みがございましたら、お気軽にご相談ください。